DATENSCHUTZ

Datenschutzhinweise

Diese Hinweise erklären transparent, welche personenbezogenen Daten Smartimise auf dieser Website verarbeitet. Es werden keine Werbe- oder Marketing-Tracker und keine individuellen Besucherprofile eingesetzt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung ist Walid Chraibi, Einzelunternehmer, unter der Geschäftsbezeichnung Smartimise.

2. Bereitstellung der Website und technische Protokolldaten

Die Website wird über die Website-Hosting-Plattform von OpenAI veröffentlicht und betrieben. Beim Aufruf können technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer sowie Sicherheits- und Fehlerdaten verarbeitet werden. Dies dient der sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb dieses Angebots.

OpenAI Ireland Ltd. verarbeitet die über die veröffentlichte Website erhobenen Hosted Data als Auftragsverarbeiter. Unterauftragsverarbeiter, darunter Cloudflare für Webhosting und Infrastruktur, können eingebunden sein. Maßgeblich sind der Auftragsverarbeitungszusatz von OpenAI für diesen Website-Hostingdienst und die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste von OpenAI.

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, stützt OpenAI Übermittlungen laut diesem Auftragsverarbeitungszusatz auf einen Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln. OpenAI sichert für diesen Hostingdienst derzeit keine bestimmte Datenresidenz zu; eine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder der EU wird daher nicht behauptet.

OpenAI-Auftragsverarbeitung für Website-HostingOpenAI-Unterauftragsverarbeiter

3. Anonyme, zusammengefasste Nutzungsmessung

Um die Website verständlicher, schneller und hilfreicher zu machen, zählt Smartimise in der eigenen Hosting-Datenbank zusammengefasst Seitenaufrufe, Klicks in Richtung Anfrage, Formularstarts, die aufgerufene Seite, Sprache, grobe Geräteklasse, Herkunftskategorie sowie technische Qualitätswerte wie Ladezeit, Reaktionszeit und Layout-Stabilität. Es werden dabei keine Analyse-Cookies gesetzt, keine individuellen Besucher- oder Sitzungskennungen angelegt und keine IP-Adressen, vollständigen Referrer-Adressen oder Formulareingaben in der Auswertungsdatenbank gespeichert. Die Zähler werden unmittelbar nach Tag und Kategorie zusammengefasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, bedarfsgerechten Verbesserung des eigenen Internetauftritts. Die zusammengefassten Zähler werden grundsätzlich für höchstens 24 Monate vorgehalten.

4. Anfrageformular und Kontaktaufnahme

Bei einer Anfrage verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen und Telefonnummer, die ausgewählte Lösung und Website-Variante, eine optionale Website, die Nachricht und die Sprache. Bei einer Erstanalyse für ein KI-Wachstumssystem können zusätzlich Rolle, grobe Team- und Standortgröße, ungefähres Eingangsvolumen, bestehendes Kernsystem, Telefonie, gewünschter Zeitraum und gewünschter Bereich angegeben werden. Zusätzlich speichern wir die konkrete Herkunftsseite, den dortigen Bereich, die angeklickte Anfrageaktion und den zweistelligen Ländercode des Herkunftslands. Der Ländercode wird serverseitig aus den Standortmetadaten des Hostingdienstes übernommen; die IP-Adresse wird nicht im Anfragedatensatz gespeichert. Ausgewählte Mustertage und Uhrzeiten aus interaktiven Beispielkalendern bleiben ausschließlich in der jeweiligen Demo und werden nicht an Smartimise übermittelt. Pflichtangaben sind erforderlich, damit wir die Anfrage zuordnen und beantworten können. Version und Zeitpunkt der bestätigten Datenschutzhinweise werden als Nachweis der Formularannahme gespeichert; dies ist keine Einwilligung in Werbung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung der Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anfragen von Beschäftigten oder Ansprechpartnern eines Unternehmens beruht sie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Eine automatisierte Entscheidung oder ein Profiling findet nicht statt.

5. Speicherung, E-Mail-Versand, Empfänger und Aufbewahrung

Die vollständige Anfrage wird zunächst in der geschützten Hosting-Datenbank von OpenAI gespeichert. Zugriff erhält nur der Betreiber und technisch erforderliche Auftragsverarbeiter. Anfragedaten werden nicht verkauft.

Bei einer Website-Erstvorschau können Sie freiwillig vorhandene JPG-, PNG-, WebP-, HEIC- oder HEIF-Bilder hochladen. Die Dateien werden in einem nicht öffentlich freigegebenen Cloudflare-R2-Objektspeicher innerhalb der OpenAI-Hosting-Infrastruktur gespeichert; Dateiname, Format, Größe, Prüfsumme, Bearbeitungsstatus und Zuordnung zur Anfrage liegen als Metadaten in der geschützten Hosting-Datenbank. Originale und bearbeitete Motive sind über das geschützte Smartimise-Dashboard sowie in einem serverseitig befristeten privaten Prüffenster erreichbar. Die Bilddateien werden nicht an HubSpot oder Resend übertragen und nicht als E-Mail-Anhang versendet. Bilder können eingebettete Metadaten und personenbezogene Inhalte enthalten. Laden Sie deshalb nur erforderliche Bilder hoch, an denen Sie die nötigen Rechte haben, und keine Ausweise, Zugangsdaten oder unnötigen personenbezogenen Inhalte.

Private Ergänzungs- und Feedbacklinks sind persönliche Zugangsmöglichkeiten: Bitte nicht öffentlich teilen. Fehlendes Material wird gezielt angefragt; nach einer freigegebenen Vorschau werden höchstens zwei sachbezogene Rückfragen gesendet, die Sie über den Link stoppen können. Rechtebestätigung und Zeitpunkt werden gespeichert. Nur nach Ihrer ausdrücklichen optionalen Abrufbestätigung werden erster und letzter Vorschauabruf dieser Anfrage zugeordnet; ohne Bestätigung bleibt die Vorschau nutzbar und dieser Abruf wird nicht erfasst. Dabei werden keine IP-Adresse, Gerätekennung oder Tracking-Pixel gespeichert. Die Bestätigung kann über contact@smartimise.com für die Zukunft widerrufen werden; die zugeordneten Zeitpunkte werden dann gelöscht. Diese Daten unterliegen der unten genannten Anfrage-Aufbewahrung.

Zur strukturierten Bearbeitung wird die Anfrage zusätzlich an das Smartimise-CRM von HubSpot übermittelt. Dort verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optionale Telefon- und Unternehmensangaben, Nachricht, ausgewählte Lösung und Variante, Quellseite, Herkunftsbereich, Anfrageaktion, Herkunftsland und den internen nächsten Schritt. HubSpot verarbeitet Kundendaten nach seinem Auftragsverarbeitungsvertrag als Auftragsverarbeiter. Verarbeitungen außerhalb des EWR können stattfinden; HubSpot nennt dafür insbesondere das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln.

Für die persönliche Bearbeitung und Antwort nutzt Smartimise Google Workspace einschließlich Gmail. Dabei werden die für die Korrespondenz erforderlichen Kontaktdaten und Nachrichteninhalte verarbeitet. Für Google Workspace gilt der Cloud Data Processing Addendum; mögliche Drittlandübermittlungen werden danach insbesondere über Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Für Benachrichtigungen über neue Anfragen und die Eingangsbestätigung nutzt Smartimise Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA. Dabei werden die für die Zustellung erforderlichen Kontaktdaten, Nachrichteninhalte und technischen Versanddaten verarbeitet. Resend verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Der Versand ist über die Region Irland konfiguriert; Kontodaten, Nachrichteninhalte und Versandprotokolle können dennoch in den USA gespeichert werden. Resend beschreibt für diese Übermittlungen insbesondere einen Auftragsverarbeitungszusatz, EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

HubSpot-AuftragsverarbeitungGoogle-Workspace-AuftragsverarbeitungResend: Datenschutz und internationale Übermittlungen

Wir speichern Anfragen während ihrer Bearbeitung und einer möglichen Vertragsanbahnung. Hochgeladene Bilder bleiben für die vereinbarte Vorschau, Prüfung und Bearbeitung verfügbar und werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind; ohne Vertrag grundsätzlich spätestens zusammen mit der Anfrage zwölf Monate nach dem letzten sachbezogenen Kontakt. Die Fristkontrolle und Löschung erfolgen derzeit in einer regelmäßigen manuellen Datenschutzprüfung; eine automatische Löschung wird nicht behauptet. Bei einem Vertrag oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfolgt die weitere Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise c DSGVO; eine darüber hinausgehende Aufbewahrung kann zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

6. Lokale Speicherung und Cookies

Die gewählte Sprache wird unter dem Schlüssel „smartimise-language“ im lokalen Browserspeicher und in einem technisch erforderlichen Erstanbieter-Cookie gespeichert. Beides dient ausschließlich dazu, die ausdrücklich gewählte Sprache sofort und dauerhaft anzuzeigen. Beim bewussten Öffnen des Anfrageformulars wird außerdem die zuletzt angeklickte Herkunft innerhalb der aktuellen Browser-Sitzung zwischengespeichert und beim Absenden der Anfrage mitübermittelt. Smartimise setzt selbst keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein. Technisch erforderliche Speicherungen oder Sicherheitsmerkmale des Hostings und geschützter interner Bereiche können ohne Marketingzweck eingesetzt werden.

7. Teilen-Funktionen und externe Links

Teilen-Schaltflächen übertragen nicht automatisch Daten an soziale Netzwerke. Erst wenn Sie eine Teilen-Funktion auswählen, wird die Zielseite des jeweiligen Anbieters geöffnet. Dabei können insbesondere die Zieladresse, Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen an WhatsApp/Meta, Telegram oder Facebook/Meta übermittelt werden. Für die weitere Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Richten Sie Ihre Anfrage an contact@smartimise.com. Wenn eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz von Smartimise ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

Beschwerde beim LfDI Baden-Württemberg

10. Aktualisierung dieser Hinweise

Wir aktualisieren diese Hinweise vor dem Einsatz zusätzlicher Dienste oder bei wesentlichen Änderungen der Datenverarbeitung.

Stand: 29. September 2026